Kısa cevap
Overbooking, bir otelin elindeki müsait oda sayısından fazla rezervasyon kabul etmesidir; otelcilikte “shorta düşmek” olarak da bilinir. Çoğunlukla birden fazla satış kanalındaki müsaitliğin elle ve gecikmeli güncellenmesinden kaynaklanır. En etkili önlem, bütün kanalların aynı müsaitliği gördüğü ve bir satışta hepsinin birlikte güncellendiği havuz müsaitlikli bir kanal yöneticisi kullanmaktır.
Shorta düşmek, özellikle sezonun yoğun haftalarında butik otellerin en çok korktuğu durumdur. Misafir tesise geldiğinde odası yoktur; resepsiyon hem misafiri başka bir yere yerleştirmekle hem de olumsuz yorumla uğraşır. İyi haber şu ki, overbooking vakalarının büyük kısmı önlenebilir nedenlerden çıkar.
Overbooking neden olur?
- Kanalların elle güncellenmesi: Bir kanalda satılan oda diğer kanallarda gecikmeyle kapatılır. En yaygın neden budur.
- iCal gecikmesi: iCal ile bağlı kanallar takvimi belirli aralıklarla okur. Bu arada gelen satış, diğer kanalda henüz kapanmamış olabilir.
- Telefon ve kapıdan gelen rezervasyonlar: Resepsiyonun aldığı rezervasyon sisteme hemen girilmezse kanallar o odayı hâlâ boş görür.
- İptal ve değişikliklerin işlenmemesi: Tarih değiştiren bir rezervasyonun eski tarihi açılır ama yeni tarihi kapatılmaz.
- Bilinçli overbooking: Bazı büyük oteller, gelmeyen misafir (no-show) oranına güvenerek kapasitenin biraz üzerinde satış yapar. Bu bir stratejidir ama veri olmadan uygulandığında risklidir.
Shorta düşüldüğünde ne yapılır?
Önce kanalın ve sözleşmenizin kurallarını kontrol edin; çoğu online seyahat acentesinin bu durum için tanımlı bir süreci vardır. Genel uygulama şöyledir:
- Erken fark edin: Günün girişlerini sabah kontrol edin. Misafir yola çıkmadan haber vermek, kapıda karşılaşmaktan çok daha iyidir.
- Misafiri arayın ve dürüst olun: Durumu açıklayın, çözümü hazır olarak sunun.
- Eşdeğer veya daha iyi bir tesiste yer ayarlayın: Yakın ve aynı segmentteki bir otelle önceden anlaşmanız varsa iş kolaylaşır.
- Farkı ve ulaşımı üstlenin: Fiyat farkı ve transfer genellikle shorta düşen tesise aittir.
- Kanala bildirin: Rezervasyon kanaldan geldiyse durumu kanalın paneli veya destek hattı üzerinden bildirin.
- Nedenini bulun: Hangi kanaldan, hangi gecikmeyle geldiğini kayıtlardan inceleyin ve aynı açığı kapatın.
Overbooking nasıl önlenir?
| Neden | Önlem |
|---|---|
| Kanalların elle güncellenmesi | Havuz müsaitlikli kanal yöneticisi kullanmak |
| iCal gecikmesi | Son odaları XML bağlantılı kanallarda satmak, iCal kanalları son günlerde kapatmak |
| Telefon ve kapı rezervasyonları | Rezervasyonu misafir telefondayken sisteme girmek |
| Kanal yöneticisi ile otel programının ayrı olması | İkisinin aynı sistemde olduğu bir program kullanmak |
| Değişikliklerin atlanması | Günlük olarak ileri tarihli doluluk raporunu kontrol etmek |
Havuz müsaitliğin nasıl çalıştığını örnekle görmek için HMS Kanal Yöneticisi sayfasındaki tabloya bakabilirsiniz. Kanal yöneticisinin genel mantığını kanal yöneticisi nedir yazımızda anlattık.
Butik oteller bilinçli overbooking yapmalı mı?
Genellikle hayır. 20 odalı bir tesiste bir odanın fazla satılması kapasitenin %5'i demektir ve no-show beklentisi tutmazsa etkisi büyüktür. Büyük otellerin bu stratejiyi yıllara yayılan no-show verisiyle uyguladığını unutmayın. Küçük tesisler için daha güvenli yol, iade edilemez fiyat planları ve ön ödemeyle no-show riskini azaltmaktır.
Sık sorulanlar
Shorta düşmek ne demek?
Otelin sattığı oda sayısının elindeki müsait oda sayısını aşmasıdır. Overbooking'in otelcilikte kullanılan Türkçe karşılığıdır.
Kanal yöneticisi kullanırken de overbooking olur mu?
XML ile anlık bağlı kanallarda risk çok düşüktür. iCal bağlantılı kanallardaki gecikme ve sisteme geç girilen telefon rezervasyonları hâlâ overbooking'e yol açabilir.