Kısa cevap
Konaklama tesisleri, misafirlerinin kimlik bilgilerini 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu kapsamında kolluk birimlerine bildirmekle yükümlüdür. Bildirim, tesisin bulunduğu yerin sorumluluk alanına göre Emniyet Genel Müdürlüğü'nün Kimlik Bildirim Sistemi (KBS) veya Jandarma'nın sistemi üzerinden elektronik olarak yapılır. Otel programı kullanan tesislerde bu bildirim check-in ve check-out kayıtlarından otomatik gönderilebilir.
Kimlik bildirimi, resepsiyonun her gün yaptığı ama en kolay aksayan işlerden biridir. Yoğun bir giriş saatinde misafir odasına çıkar, bildirim sonraya kalır ve bazen unutulur. Bu yazıda bildirimin nasıl yapıldığını, sık yapılan hataları ve otomasyonun nasıl çalıştığını anlatıyoruz.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Bildirim süreleri ve usulleri için bağlı olduğunuz kolluk biriminin güncel talimatlarını esas alın.
Kimlik bildirimi kimlerin yükümlülüğü?
Otel, motel, pansiyon, apart ve benzeri konaklama hizmeti veren tesisler, konaklayan kişilerin kimlik bilgilerini kolluğa bildirmekle yükümlüdür. Yükümlülük tesisin büyüklüğüne veya oda sayısına göre değişmez. Hem giriş (check-in) hem de çıkış (check-out) bildirilir.
Polis mi, jandarma mı?
Bildirim, tesisin bulunduğu yer hangi kolluk biriminin sorumluluk alanındaysa ona yapılır. Genel olarak şehir ve ilçe merkezlerindeki tesisler Emniyet'in (polis) KBS'sini, bu alanların dışında kalan tesisler Jandarma'nın sistemini kullanır. Hangi sisteme bağlı olduğunuzdan emin değilseniz en yakın kolluk biriminden teyit edin.
Elle bildirim nasıl yapılır?
- Tesise tanımlanan kullanıcı bilgileriyle ilgili KBS ekranına giriş yapılır.
- Emniyet'in yenilenen sisteminde girişte EGM SEC Mobil uygulamasından alınan doğrulama kodu girilir.
- Misafirin kimlik veya pasaport bilgileri, oda numarası ve giriş tarihi girilerek bildirim kaydedilir.
- Misafir ayrıldığında aynı ekrandan çıkış bildirimi yapılır.
Günde birkaç misafir için bu adımlar sorun değildir. Ancak aynı saatte beş altı oda giriş yaptığında, kodun geldiği telefonun resepsiyonda olmaması veya oturumun zaman aşımına uğraması işi uzatır.
EGM SEC Mobil nedir?
EGM SEC Mobil, Emniyet Genel Müdürlüğü'nün sistemlerine girişte kullanılan mobil doğrulama uygulamasıdır. KBS ekranına her girişte telefondaki uygulamadan tek kullanımlık bir kod alınır. Güvenlik açısından yerinde bir önlemdir ama bildirimi tek bir telefona bağımlı hale getirir.
Otel programıyla otomatik bildirim nasıl çalışır?
Otomatik bildirimde resepsiyon KBS ekranına hiç girmez. İş akışı şöyledir:
- Misafirin bilgileri otel programına girilir veya kimlik tarama programıyla okutulur.
- Check-in verilir.
- Bildirim yazılımı yeni giriş ve çıkışları belirli aralıklarla kontrol eder ve kolluk sistemine gönderir.
- Gönderilen bildirimler programda liste halinde görünür; geçmiş tarihler de sorgulanabilir.
HMS Kimlik Bildirim Sistemi bu şekilde çalışır ve otomatik bildirimde EGM SEC Mobil kodu istemez. Bildirim yazılımı kurulu olduğu bilgisayarda açık kaldığı sürece çalıştığı için, gün boyu açık kalan bir resepsiyon bilgisayarına kurulması önerilir.
Sık yapılan hatalar
- Çıkış bildirimini unutmak: Giriş bildirimi alışkanlık haline gelir, çıkış atlanır. Otomasyon kullanılıyorsa check-out'un programda da yapılması gerekir.
- Yabancı misafirde belge bilgisini hatalı yazmak: Pasaport numarası ve isimlerdeki karakterler elle yazımda en sık hata çıkan alanlardır. Pasaport taraması bu hatayı azaltır.
- Grup girişlerinde eksik kişi: Odadaki ikinci ve üçüncü misafirin bildirilmemesi.
- Program ile KBS arasında çift kayıt: Otomasyon açıkken aynı misafiri bir de elle bildirmek.
Sık sorulanlar
Kimlik bildirimi ne zaman yapılmalı?
Misafir tesise giriş yaptıktan sonra gecikmeden yapılmalıdır. Kesin süre ve usuller için bağlı olduğunuz kolluk biriminin güncel talimatlarını esas alın.
Yabancı misafirler nasıl bildirilir?
Yabancı uyruklu misafirler pasaport veya geçerli kimlik belgesi bilgileriyle bildirilir. Pasaportun ilk sayfasını tarayan bir kimlik tarama programı yazım hatalarını azaltır.
Otomatik KBS bildirimi için EGM SEC Mobil kodu gerekir mi?
HMS Kimlik Bildirim Sistemi'nde otomatik bildirim için her seferinde kod girilmez. KBS ekranına elle girmek isterseniz kod yine gerekir; HMS kurulumdan sonra bu kodu personelin telefonsuz alabileceği bir adres sunar.