Kısa cevap
Otel programı seçerken fiyattan önce dört konuya bakın: kanal yöneticisinin programın içinde olup olmadığı, kimlik bildiriminin otomatik yapılıp yapılmadığı, verilerin nasıl yedeklendiği ve fiyatın neye göre (oda, kullanıcı, modül) belirlendiği. Ardından demo hesabıyla gerçek bir resepsiyon gününü, özellikle yoğun giriş saatini deneyin.
Otel programı değiştirmek, sezon ortasında kolay yapılacak bir iş değildir. Personel yeniden eğitilir, ileri tarihli rezervasyonlar taşınır, kanal bağlantıları yeniden kurulur. Bu yüzden karar vermeden önce aşağıdaki soruları satıcıya sormanızı ve cevapları yazılı almanızı öneririz.
Kurulum ve erişim
1. Kurulum gerekiyor mu, sunucu almam gerekir mi?
Masaüstü programlar sunucu veya güçlü bir resepsiyon bilgisayarı ister. Bulut tabanlı programlar tarayıcıda çalışır. Farkları için otel programı nedir yazımıza bakabilirsiniz.
2. Otel dışından erişebilir miyim?
Tesis sahibi olarak akşam evden doluluğa bakmak, sezon dışında fiyat girmek isteyeceksiniz. Mobil uygulama olup olmadığını da sorun.
3. İnternet kesilirse ne olur?
Bulut programın dürüst cevabı “erişim olmaz”dır. Satıcının bu durum için önerisini dinleyin; yedek mobil hat en pratik çözümdür.
Satış
4. Kanal yöneticisi programın içinde mi, ayrı bir yazılım mı?
Ayrı yazılımlarda rezervasyon iki sistemde tutulur ve aralarında eşitleme hatası çıkabilir. Aynı sistemde kanal rezervasyonu doğrudan oda planına düşer.
5. Hangi kanallarla, hangi yöntemle bağlantı var?
Çalıştığınız kanalları listeleyin ve her biri için XML mi iCal mi olduğunu sorun. Bu iki yöntemin farkını bilmek, son odaları satarken önemlidir.
6. Web sitemden komisyonsuz rezervasyon alabilir miyim?
Online rezervasyon modülü programa dahil mi, rezervasyon başına komisyon alınıyor mu, WordPress sitenize eklenebiliyor mu?
Yasal yükümlülükler
7. Kimlik bildirimi otomatik yapılıyor mu?
Polis ve jandarma sistemlerinin ikisi de destekleniyor mu, EGM SEC Mobil kodu her seferinde gerekiyor mu? Ayrıntılar KBS kimlik bildirimi yazımızda.
8. Fatura ve e-Fatura nasıl kesiliyor?
e-Fatura mükellefiyseniz programın hangi e-Fatura veya ön muhasebe servisiyle entegre olduğunu sorun.
Veri
9. Verilerim nerede tutuluyor, ne sıklıkla yedekleniyor?
Yedekleme sıklığını ve bir kayıt yanlışlıkla silindiğinde geri getirme sürecini sorun.
10. Programdan ayrılırsam verilerimi alabilir miyim?
Misafir listesi, rezervasyonlar ve raporların hangi formatta dışa aktarılabildiğini sözleşme öncesinde öğrenin.
Maliyet ve destek
11. Fiyat neye göre artıyor?
Oda sayısı, kullanıcı sayısı, modül, kanal sayısı, kurulum ve eğitim. Bu kalemlerden hangilerinin ayrıca ücretlendirildiğini tablo halinde isteyin. Aylık rakamı düşük görünen bir program, eklentilerle birlikte daha pahalıya gelebilir.
12. Destek hangi saatlerde ve hangi kanaldan veriliyor?
Sorunlar genellikle hafta sonu ve sezonun en yoğun günlerinde çıkar. Telefonla ulaşılabiliyor mu, destek ücretli mi, eğitim videoları var mı?
Karşılaştırma tablosu
Görüştüğünüz programları yan yana koymak için aşağıdaki tabloyu kullanabilirsiniz.
| Soru | Program A | Program B | Program C |
|---|---|---|---|
| Kurulum / sunucu gerekir mi? | |||
| Mobil uygulama | |||
| Kanal yöneticisi dahil mi? | |||
| Çalıştığım kanallarla XML bağlantısı | |||
| Online rezervasyon ve komisyon | |||
| Otomatik KBS (polis / jandarma) | |||
| e-Fatura entegrasyonu | |||
| Yedekleme ve veri dışa aktarma | |||
| Fiyatı belirleyen kalemler | |||
| Destek saatleri ve ücreti |
Demo hesabında neyi denemeli?
Satıcının hazırladığı sunuma değil, kendi resepsiyon gününüze odaklanın:
- Üç odalık bir grup rezervasyonu girin, bir odayı başka tarihe taşıyın.
- Bir misafire ekstra ekleyip check-out yapın ve fatura kesin.
- Bir tarihi tüm kanallarda satışa kapatın.
- Resepsiyon görevlisi yetkisiyle girip kasa raporunu görememeniz gerektiğini kontrol edin.
- Aynı işlemleri telefondan tekrarlayın.
HMS'i bu listeyle denemek isterseniz demo talebi bırakabilirsiniz.